Als bij het maken van artikelen (ook als het gaat om Gorteria-artikelen) gebruik wordt gemaakt van FLORBASE-gegevens, moet hiervoor door de gebruiker een ‘Gebruikersovereenkomst’ worden getekend. De belangrijkste bepalingen van die overeenkomst zijn, dat 1) de gegevens uitsluitend voor het daarin omschreven doel (bijvoorbeeld het maken van een verspreidingskaart) worden gebruikt, en niet worden doorgeleverd; 2) op het kaartje moet worden vermeld “Bron: FLORBASE-1”, of “gebaseerd op FLORBASE-1”; 3) in een noot tevens de volgende zinsnede moet worden opgenomen: “FLORBASE is een bestand met plantesoort-waarnemingen op 1 x 1 km-hokniveau. Het bestand bestaat uit gegevens van provincies, particulieren en terreinbeherende organisaties”; 4) bij publicaties die groter zijn dan 25 pagina’s ook de volledige lijst van bronhouders moet worden vermeld (zie bovenstaande rectificatie). Deze voorwaarden maken deel uit van het FLORBASE-convenant, dat door alle bronhouders, de opdrachtgevers en de beheerders is ondertekend (en dus ook voor hèn geldt).